Jak powinna wyglądać umowa o zarządzanie nieruchomością?

Coraz więcej inwestorów – zarówno osób prywatnych, jak i wspólnot mieszkańców – korzysta z usług zarządców nieruchomości. Trend ten nie może dziwić, ponieważ delegowania zadań związanych z bieżącym administrowaniem budynkami specjalistom niesie za sobą szereg korzyści, takich jak wysoka jakość podejmowanych działań, skuteczna optymalizacja procesów, a także realne, wymierne zyski. Bez względu na to, czy inwestor jest nastawiony na czerpanie zysków z najmu, czy też zamierza skokowo zwiększyć wartość obiektów celem odsprzedaży, pomoc doświadczonego zarządcy jest na wagę złota.

Jednak aby do tego doszło, konieczne jest podpisanie umowy o zarządzanie nieruchomością. Jaką powinna ona przybrać formę? Jak powinna wyglądać i co zawierać? W końcu, jakie dokumenty dodatkowe są potrzebne do jej zawarcia? O tym w niniejszym artykule.

Co do podpisania umowy powinien przygotować przyszły zarządca nieruchomości?

W pierwszej kolejności należy nadmienić, że umowa o zarządzanie nieruchomością powinna być sporządzona na piśmie pod rygorem nieważności. Mogłoby się przy tym wydawać, że poziom jej skomplikowania nie jest zbyt duży, jednak to tylko pozory. W rzeczywistości sam przyszły zarządca musi się do niej przygotować w sposób szczególny, a wynika to z przepisów prawa.

Otóż do umowy musi zostać dołączone oświadczenie zarządcy stwierdzające jego uprawnienia do administrowania nieruchomościami. Konieczne jest wpisanie numeru licencji, którą wydaje Krajowa Izba Gospodarki Nieruchomościami (kiedyś kompetencje te miały odpowiednie ministerstwa), a która możliwa jest do zweryfikowania w Centralnym Rejestrze Zarządców Nieruchomości i Pośredników w Obrocie Nieruchomościami. Mało tego, strona zarządzająca musi także dołączyć dowód posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, co umożliwi inwestorowi ewentualne dochodzenie swoich praw, gdyby zaszła taka potrzeba.

Umowa o zarządzanie nieruchomością – co powinna zawierać?

A zatem co, oprócz wyżej przytoczonych załączników, powinna zawierać umowa o zarządzanie nieruchomością? Przede wszystkim musi jasno określać strony umowy, a także precyzować zakres usług świadczonych przez zarządcę. Najlepiej, jeśli zostaną one dodatkowo opisane. Wiąże się z tym także zakres kompetencji i odpowiedzialności, jaką bierze na siebie przyszły zarządca – warto, by on także był możliwie jak najbardziej szczegółowo opisany, aby uniknąć w przyszłości niedomówień. Strony mogą ponadto ustalić konkretne cele do osiągnięcia w trakcie trwania umowy. Niemniej istotne jest wpisanie niezbędnych danych administrowanej nieruchomości (oraz poszczególnych obiektów, które się na nią składają), włącznie z tymi zaczerpniętymi z księgi wieczystej.

Standardem jest, że administrator w umowie zobowiązuje się do działania na korzyść klienta i pełnej ochrony jego interesów, co wynika nie tylko z przepisów prawa, ale także elementarnej etyki zawodowej. Istotnym elementem umowy jest także klauzula związana z dochowaniem tajemnicy zawodowej, zarówno podczas trwania umowy, jak i po jej wygaśnięciu. Ponadto w umowie o zarządzanie nieruchomością powinny znaleźć się wszelkie elementy wprost wynikające z przepisów prawa, takie jak obowiązek prowadzenia przed administratora książki obiektu budowlanego czy kompletnej dokumentacji technicznej nieruchomości.

Coraz częściej zarządzanie nieruchomościami przez profesjonalną firmę wiąże się z wzięciem na siebie szeregu obowiązków w ramach kompleksowej obsługi, w tym księgowej czy prawnej, związanej między innymi z reprezentowaniem inwestora/wspólnoty przed różnymi instytucjami, w tym przed sądem. Jeśli takie są intencje obu stron, tego typu zapisy i wszelkie pełnomocnictwa także powinny znaleźć się w umowie o zarządzanie nieruchomością.