Na początek warto podkreślić, że to, kim jest zarządca nieruchomości, definiuje Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, według której jest to po prostu
„przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą z zakresu zarządzania nieruchomościami”. Można by było się spodziewać, że ustawodawca nieco precyzyjniej określił obowiązki zarządcy, jednak przytoczony dokument wyjaśnia tylko, że ma on podejmować decyzje i dokonywać czynności mające na celu racjonalną gospodarkę nieruchomością. Wszystko więc zależy od zakresu spisanej ze wspólnotą umowy. Zastanówmy się jednak, jakie są najczęściej wpisywane do takiego porozumienia obowiązki zarządcy nieruchomości.
Sprawowanie funkcji reprezentacyjnej
Na pierwszy plan wysuwają się wszelkie
kwestie związane z reprezentowaniem wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz – zarówno przy negocjacjach z kontrahentami, jak i w kontaktach z instytucjami publicznymi. Z tą rolą wiąże się zazwyczaj także podstawowe doradztwo prawne związane z zarządzaniem nieruchomością oraz funkcjonowaniem wspólnot mieszkaniowych, gdyż te obszary mocno się przenikają.
Dbałość o nienaganne prowadzenie dokumentacji
Zazwyczaj członkowie wspólnot mieszkaniowych nie mają zbyt dużego doświadczenia w kontaktach z sądami, prawnikami i ogólnie przepisania prawa, które narzucają tego typu podmiotom pewne obowiązki. Dlatego zarządca nieruchomości zazwyczaj bierze na siebie nie tylko kwestię uzyskania numerów REGON czy NIP wspólnoty, ale także
podpisanie umowy o konto bankowe, a także dbałość o podpisywanie i archiwizowanie wszelkich innych dokumentów, związanych z bieżącym funkcjonowaniem wspólnoty. Wśród nich szczególnie istotne są dokumenty dotyczące stanu technicznego budynków, ewidencji lokali czy sprawozdań finansowych wspólnoty.
Bieżąca opieka nad nieruchomością i pobieranie opłat
W tym obszarze zarządca musi
zadbać o nie tylko o konserwację budynków, w tym drobne naprawy i zlecanie wszelkich wymaganych prawem przeglądów w terminie, ale także o utrzymanie czystości i porządku (sprzątanie, odśnieżanie, dbałość o roślinność na osiedlu). W ramach bieżącej opieki obowiązkiem zarządcy nieruchomości jest też „trzymanie ręki na pulsie” w kwestii pobierania opłat związanych z użytkowaniem konkretnego lokalu oraz zaliczek na poczet kosztu zarządzaniem nieruchomością. W razie problemów ma prawo wszcząć proces windykacji należności.
Dostarczenie usług dla mieszkańców i najemców
Innym bardzo istotnym obowiązkiem jaki niesie za sobą
zarządzanie nieruchomościami jest
piecza nad dostarczeniem podstawowych usług członkom wspólnoty. Mowa tu przede wszystkim o dostępie do wszystkich mediów oraz wywozie śmieci i nieczystości. W tym obszarze mogą też znaleźć się kwestie bezpieczeństwa, takie jak współpraca z firmą ochroniarską, czuwającą nad systemami alarmów i monitoringu. Oczywiście zarządca zajmuje się także rozliczaniem tych wszystkich usług.
Jak zatem widać, potencjalny zakres obowiązków zarządcy nieruchomości jest bardzo szeroki i
w dużym skrócie można je określić jako dbanie o bezproblemowe funkcjonowanie osiedla, a także reprezentowanie, rozliczanie i dokumentowanie działalności wspólnoty mieszkaniowej, która go zatrudnia.